○高槻市マイクロフィルム文書取扱規程
昭和56年3月7日
訓令第1号
高槻市マイクロフィルム文書取扱規程(昭和47年高槻市訓令第11号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 この訓令は、文書管理の適正化及び能率化を図るため、マイクロフィルムシステムを導入し、マイクロフィルム文書を原文書と同様に取り扱うことに関し必要な事項を定めるものとする。
(平20訓令3・全改、平31訓令5・一部改正)
(定義)
第2条 この訓令において、次に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 文書 高槻市文書取扱規程(平成18年高槻市訓令第8号。以下「文書取扱規程」という。)第2条第1号に定めるものをいう。
(3) マスターフィルム文書 法的証拠能力の保有及び活用フィルム文書の複製等のため、総務部法務ガバナンス室長(以下「法務ガバナンス室長」という。)が保存するマイクロフィルム文書をいう。
(4) 活用フィルム文書 日常利用するために文書を撮影したマイクロフィルム及びマスターフィルム文書を複製したマイクロフィルムであって、所管課長が保管するものをいう。
(5) 原文書 マイクロフィルムに撮影された文書をいう。
(平15訓令16・平18訓令8・平20訓令3・平24訓令4・平31訓令5・令元訓令2・一部改正)
(撮影する文書の範囲)
第3条 マイクロフィルムに撮影する文書の範囲は、文書取扱規程第29条に規定する永年保存文書、10年保存文書及び総務部長が特に必要と認めるものとする。
(平18訓令8・一部改正)
(文書引継ぎの特例)
第4条 文書をマイクロフィルムに撮影するときは、文書取扱規程第34条の規定にかかわらず、必要に応じ、文書の引継ぎをすることができるものとする。
(平18訓令8・一部改正)
(文書の撮影)
第5条 文書をマイクロフィルムに撮影しようとするときは、所管課長は、撮影する文書にマイクロフィルム撮影依頼書(様式第1号)を添えて、法務ガバナンス室長に提出しなければならない。
2 法務ガバナンス室長は、前項の規定により撮影を依頼されたときは、その文書の撮影の可否について審査し、不適当なものがあるときは、所管課長に対し、その完備又は修正を求めることができる。
(平15訓令16・平20訓令3・平24訓令4・令元訓令2・一部改正)
(マイクロフィルムの撮影基準)
第6条 マイクロフィルムの撮影について必要な基準は、総務部長が定める。
(検収)
第7条 撮影受託者は、文書の撮影を終了したときは、検査結果を検査表に記入し、これを撮影指示書(様式第2号)、マイクロフィルム文書及び原文書とともに、速やかに法務ガバナンス室長に引き渡さなければならない。
3 法務ガバナンス室長は、前項の検査の結果、マイクロフィルム文書に不良の箇所等が発見されたときは、改めて撮影させなければならない。
4 法務ガバナンス室長は、マイクロフィルム文書を収納したときは、フィルム整理票(様式第3号)に撮影文書名その他必要な事項を記入するものとする。
(平15訓令16・平20訓令3・平24訓令4・令元訓令2・一部改正)
(認証及び証明の範囲)
第8条 マスターフィルム文書は、図面等の文書を撮影したものである場合を除き、権利又は効力の発生、変更又は消滅に関係するおそれがあるものにあっては認証を行い、それ以外のものにあっては証明を行うものとする。
2 活用フィルム文書は、認証及び証明を要しないものとする。
(平15訓令16・一部改正)
(平15訓令16・平20訓令3・平24訓令4・令元訓令2・一部改正)
(マスターフィルム文書認証人等)
第10条 市にマスターフィルム文書認証人(以下「文書認証人」という。)及びマスターフィルム文書証明人(以下「文書証明人」という。)を置く。
2 文書認証人は、法務ガバナンス室長をもって充てる。
3 文書証明人は、法務ガバナンス室長又は所管課長をもって充てる。
4 文書認証人はマスターフィルム文書の認証の事務を掌理し、文書証明人はマスターフィルム文書の証明の事務を掌理するものとする。
(平15訓令16・平20訓令3・平24訓令4・令元訓令2・一部改正)
(認証の方法)
第11条 認証は、文書認証人が原文書の存在すること及びマスターフィルム文書の内容と原文書を対照し、その符合することを確認するとともに、マスターフィルム文書認証書(様式第6号)に必要事項を記入の上署名押印し、当該マスターフィルム文書認証書を当該マスターフィルム文書の末尾に貼付することにより行うものとする。
2 文書認証人は、マスターフィルム文書を認証したときは、当該認証について認証記録票(様式第4号)に記載するとともに、認証した旨を法務ガバナンス室長に通知するものとする。
(平15訓令16・平20訓令3・平24訓令4・令元訓令2・一部改正)
(証明の方法)
第12条 証明は、文書証明人が原文書の存在すること及びマスターフィルム文書の内容と原文書を対照し、その符合することを確認するとともに、マスターフィルム文書証明書(様式第7号)に必要事項を記入の上署名押印し、当該マスターフィルム文書証明書をマイクロフィルムに撮影し、当該マイクロフィルムを当該マスターフィルム文書の末尾に接合することにより行うものとする。
(保存期間)
第13条 マイクロフィルム文書の保存期間は、文書取扱規程第29条に規定する原文書の保存期間とする。
(平18訓令8・一部改正)
(整理)
第14条 マイクロフィルム文書の整理について必要な事項は、総務部長が定める。
(保存)
第15条 マスターフィルム文書は、法務ガバナンス室長が定める場所に保存し、保存の方法は原則としてロール保存とする。
(平15訓令16・平20訓令3・平24訓令4・令元訓令2・一部改正)
(1) 撮影後6か月を経過する日の属する月
(2) 毎年10月
2 前項第2号に規定する時期に行う検査は、抽出により行うものとする。
3 法務ガバナンス室長は、第1項の規定による検査の結果、マスターフィルム文書の保存に悪影響を及ぼす原因を発見したときはその原因を除去し、破損等を発見したときは原文書を再撮影し、原文書が存在しないときはマスターフィルム文書の再製の措置を講じなければならない。
(平15訓令16・平20訓令3・平24訓令4・令元訓令2・一部改正)
(平15訓令16・平20訓令3・平24訓令4・令元訓令2・一部改正)
(閲覧及び複写)
第18条 マスターフィルム文書を閲覧し、又はその写しの交付を受けようとする者は、マスターフィルム文書閲覧・複写票(様式第8号)により法務ガバナンス室長の承認を得なければならない。
(平15訓令16・平20訓令3・平24訓令4・令元訓令2・一部改正)
(貸出しの禁止)
第19条 マスターフィルム文書は、貸出ししないものとする。ただし、法務ガバナンス室長が特に認めたときは、この限りでない。
(平15訓令16・平20訓令3・平24訓令4・令元訓令2・一部改正)
(複製)
第20条 マスターフィルム文書の複製を必要とするときは、法務ガバナンス室長の承認を得なければならない。
(平15訓令16・平20訓令3・平24訓令4・令元訓令2・一部改正)
(活用フィルム文書の利用)
第21条 活用フィルム文書の利用は、その用途に応じて、所管課長が行うものとする。この場合において、所管課長は、あらかじめその利用方法について法務ガバナンス室長と協議しなければならない。
(平15訓令16・平20訓令3・平24訓令4・令元訓令2・一部改正)
(原文書の廃棄)
第22条 原文書の廃棄は、第16条第1項第1号及び第4項の規定による撮影後6か月を経過したときに行う定期検査が終了したときに行うものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当するもので、法務ガバナンス室長が特に保存を必要と認めるものは、この限りでない。
(1) 訴訟に関係し、又は関係することが予想されるもの
(2) その他原文書をそのまま保存することが必要と認められるもの
(平15訓令16・平20訓令3・平24訓令4・令元訓令2・一部改正)
(マイクロフィルム文書の廃棄)
第23条 保存期間の満了したマイクロフィルム文書の廃棄については、文書取扱規程第36条の規定を準用する。
(平15訓令16・平18訓令8・一部改正)
(委任)
第24条 この訓令に定めるもののほか、マイクロフィルムシステムの実施に関し必要な事項は、総務部長が定める。
(平31訓令5・一部改正)
附則
1 この訓令は、令達の日から施行する。
2 この訓令の施行の際、現に改正前の高槻市マイクロフイルム文書取扱規程の規定に基づき作成されているマイクロフイルム文書は、この訓令の相当規定に基づき作成されたマイクロフイルム文書とみなす。
附則(平成元年7月26日訓令第9号)
1 この訓令は、令達の日から施行する。
2 この訓令の施行の際、現に改正前の本則に掲げる訓令(以下「旧訓令」という。)の規定により交付されている許可書等は、この訓令による改正後の本則に掲げる訓令(以下「新訓令」という。)の規定により交付された許可書等とみなす。
3 この訓令の施行の際、旧訓令の規定により提出されている許可願等は、新訓令の規定により提出された許可願等とみなす。
4 この訓令の施行の際、現に旧訓令の様式により作成されている用紙は、当分の間、所要の調整の上、新訓令の様式により作成した用紙として使用することができる。
附則(平成5年5月26日訓令第6号)
1 この訓令は、平成5年6月1日から施行する。
2 この訓令の施行の際、現に改正前の本則に掲げる訓令の様式により作成されている用紙は、所要の調整の上、この訓令による改正後の本則に掲げる訓令の様式により作成した用紙として使用することができる。
附則(平成15年10月6日訓令第16号)
1 この訓令は、令達の日から施行する。
2 この規則の施行の際、現に改正前の本則に掲げる訓令の様式により作成されている用紙は、当分の間、所要の調整の上、この訓令による改正後の本則に掲げる訓令の様式により作成した用紙として使用することができる。
附則(平成18年8月1日訓令第8号)抄
1 この訓令は、令達の日から施行する。
附則(平成20年4月1日訓令第3号)
この訓令は、令達の日から施行する。
附則(平成24年3月30日訓令第4号)
この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成31年4月26日訓令第5号)抄
1 この訓令は、令和元年5月1日から施行する。
附則(令和元年7月22日訓令第2号)
この訓令は、令和元年8月13日から施行する。
(平元訓令9・平5訓令6・平15訓令16・平20訓令3・平24訓令4・平31訓令5・令元訓令2・一部改正)
(平元訓令9・平15訓令16・平20訓令3・平24訓令4・平31訓令5・令元訓令2・一部改正)
(平元訓令9・平15訓令16・平20訓令3・平31訓令5・一部改正)
(平元訓令9・平15訓令16・平20訓令3・平24訓令4・平31訓令5・令元訓令2・一部改正)
(平元訓令9・平15訓令16・平20訓令3・平24訓令4・平31訓令5・令元訓令2・一部改正)
(平元訓令9・平15訓令16・平20訓令3・平31訓令5・一部改正)
(平元訓令9・平15訓令16・平20訓令3・平31訓令5・一部改正)
(平15訓令16・一部改正)
