2　文書は、事務能率の向上に資するよう常に正確かつ迅速に取り扱い、適正に管理しなければならない。

2　課長等は、チームを設置した場合において、必要があると認めるときは、当該チームに文書取扱責任者を置くことができる。

3　前2項に掲げるもののほか、課長等は、必要があると認めるときは、業務の単位ごとに文書取扱責任者を置くことができる。

4　課長等は、文書取扱責任者を指定したときは、速やかにその氏名を法務ガバナンス室長に報告しなければならない。

2　課長等は、文書の処理に当たっては、その方針等を担当者に指示しなければならない。

2　文書管理システムに記録する事項は、次のとおりとする。

3　法務ガバナンス室長は、高槻市情報公開条例(平成15年高槻市条例第18号)の施行につき必要な限度において文書管理システムに記録された事項を利用することができる。

2　法務ガバナンス室で受領した文書は、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定めるところにより処理するものとする。

3　料金が未納又は不足の郵便物等は、法務ガバナンス室長が必要と認めるものに限り、その料金を支払い、これを受領することができる。

2　前項の規定により収受した文書(以下「収受文書」という。)は、上司の閲覧に供さなければならない。ただし、収受文書のうち、当該文書に関連して起案する必要があるもので、課等における当該文書に係る事案の処理の方針等が確定しているものについては、決裁に併せて上司の閲覧に供することができる。

2　前項の規定にかかわらず、課長等が事務処理の効率等の観点から合理的と認めるときは、文書管理システムに所要の事項を入力し、同システムから起案用紙を出力することができる。

2　合議文書の回付を受けた課長等は、その事案について所管の合議を受ける者を特定し、当該文書をその者に回付しなければならない。この場合において、合議を受けた者は、当該文書を直ちに閲覧し、承認又は不承認を決定しなければならない。

3　前項の場合において、合議に要する時日は、原則として1課等1日以内とする。ただし、決定について更に時日を要するときは、その理由を主管課長等に通知しなければならない。

4　合議を受けた者に異議があるときは、主管の部、室又は課の長と協議し、協議が整ったときは、決裁権者に回付するものとする。

5　合議を終えた後、主管の部、室又は課において原案を改廃したときは、関係課長等に通知しなければならない。

2　緊急に処理すべき必要があり、かつ、正規の手続を経る時間的余裕がないことが明らかな事案は、直ちに口頭により決裁手続を行って処理することができる。

3　前2項の規定による処理を行った場合においては、その事後この章の規定に準じて正規の手続を経なければならない。

2　電磁的記録による施行文書であって法務ガバナンス室長が必要と認めるものには、電子署名を付さなければならない。

2　総務部長は、毎年各課等の保存文書の整理状況について点検を行い、適切な指導又は助言を与えるものとする。

2　前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書は、当該各号に掲げる期間保存するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、常用文書の保存年限は、その常用期間が満了する日の属する年度の翌年度4月1日から起算するものとする。

2　文書の形状により個別フォルダーに収納することが適当でない保管文書は、簿冊等に収納することができる。

2　引継ぎ及び置換えをしようとする保管文書は、保存年限ごとに文書保存箱に収納し、当該文書保存箱には文書年度、保存年限その他所要の事項を記載するものとする。

2　書庫は、常に清潔にし、湿気、虫害を防ぐとともに、閲覧に当たっては喫煙その他一切の火気を使用してはならない。

3　前項の規定は、本庁以外の課等において課長等が文書の置換えを行う場所の取扱いについて準用する。

2　法務ガバナンス室長は、保存期間中の保存文書で保存の必要がないと認められるものがあるときは、関係課長等と協議してこれを廃棄することができる。

3　法務ガバナンス室長は、保存期間が満了した保存文書であっても、なお保存の必要があると認めるときは、関係課長等と協議して更に期間を定めて保存することができる。

4　前項の規定により保存期間を延長したときは、文書管理システムに登録し、及び文書保存箱に記載した廃棄年月及び保存年限を訂正しなければならない。

5　永年保存の文書については、法務ガバナンス室長は、10年ごとに関係課長等と協議して、その必要性を精査し、保存の要否を決定するものとする。

6　電磁的記録以外の文書を廃棄するときは、裁断し、溶解し、又は焼却する等印影その他の不正使用の防止に留意しなければならない。

7　第2項から前項までの規定は、本庁以外の課等において課長等が置換えにより保存する文書の取扱いについて準用する。

1　この訓令は、令達の日から施行する。

2　改正後の高槻市文書取扱規程は、この訓令の施行の日以後に収受した文書に係る事案の処理に係る起案について適用し、同日前に収受した文書に係る事案の処理に係る起案については、なお従前の例による。

3　高槻市マイクロフィルム文書取扱規程(昭和56年高槻市訓令第1号)の一部を次のように改正する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、令達の日から施行する。

この訓令は、令達の日から施行する。

この訓令は、令達の日から施行する。

この訓令は、令達の日から施行する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この訓令は、平成24年3月10日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この訓令は、平成26年12月1日から施行する。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

この訓令は、平成27年8月1日から施行する。

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

1　この訓令は、令和元年5月1日から施行する。

この訓令は、令和元年8月13日から施行する。

この訓令は、令達の日から施行する。

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

この訓令は、令達の日から施行する。