(趣旨)

第1条　高槻市水道事業における文書及びマイクロフィルム文書の取り扱いについては、この規程に定めるところによる。

(文書の処理)

第2条　文書の処理は、文書管理システムにより行わなければならない。ただし、次に掲げる文書にあっては、この限りでない。

(文書記号)

第2条の2　文書記号は、文書の種類ごとに別表に定めるとおりとする。

(到達文書の処理)

第3条　到達文書は、総務企画課において処理する。

(文書の施行者名)

第4条　文書の施行者名は、別に定めるもののほか企業管理者名を記載するものとする。ただし、事案の軽重又はあて先の区別により部長、次長又は課長の名を記載することができる。

(浄書印刷)

第5条　浄書印刷は、総務企画課において行うものとする。ただし、必要があるときは、市長事務部局に依頼し、又は外注により行うことができる。

(公印)

第6条　公印は、高槻市水道事業公印規程(昭和41年高水管理規程第11号)に定めるところにより使用しなければならない。

(文書の発送)

第7条　文書を発送しようとするときは、主管課において封かんし、又は包装し、郵送依頼票を添付して、午後2時30分までに総務企画課に到達するようにしなければならない。

(書庫の管理等)

第8条　書庫は、総務企画課長が管理し、保存文書の引継ぎ、借閲覧の許可、廃棄等を行う。

(認証及び証明の範囲)

第9条　文書をマイクロフィルムに撮影したときは、マスターフイルム文書については、図面等の文書を撮影したものである場合を除き、権利又は効力の発生、変更又は消滅に関係するおそれがあるものにあっては認証を行い、それ以外のものにあっては証明を行うものとする。

(認証及び証明の依頼)

第10条　総務企画課長は、収納したマイクロフィルム文書のうち、認証又は証明を必要とするものについては、速やかに次条に規定するマスターフイルム文書認証人又はマスターフイルム文書証明人に、認証にあっては認証依頼書により認証を、証明にあっては証明依頼書により証明を求めなければならない。

(マスターフイルム文書認証人等)

第11条　水道部にマスターフイルム文書認証人(以下「文書認証人」という。)及びマスターフイルム文書証明人(以下「文書証明人」という。)を置く。

(認証の方法)

第12条　認証は、文書認証人が原文書の存在すること及びマスターフイルム文書の内容と原文書を対照し、その符合することを確認するとともに、マスターフイルム文書認証書に必要事項を記入の上署名押印し、当該マスターフイルム文書認証書を当該マスターフイルム文書の末尾に貼付することにより行うものとする。

(証明の方法)

第13条　証明は、文書証明人が原文書の存在すること及びマスターフイルム文書の内容と原文書を対照し、その符合することを確認するとともに、マスターフイルム文書証明書に必要事項を記入の上署名押印し、当該マスターフイルム文書証明書をマイクロフィルムに撮影し、当該マイクロフィルムを当該マスターフイルム文書の末尾に接合することにより行うものとする。

(文書取扱責任者)

第14条　当該課に文書取扱責任者を置き、課長が課に所属する職員のうちから指定する。

(文書取扱責任者の担任事務)

第15条　文書取扱責任者は、課長の命を受けて、文書事務の適正な処理を図るため、次に掲げる事務を行う。

(準用)

第16条　この規程に定めるもののほか、高槻市水道事業における文書の取り扱いについては、高槻市文書取扱規程(平成18年高槻市訓令第8号)を、マイクロフィルム文書の取り扱いについては、高槻市マイクロフィルム文書取扱規程(昭和56年高槻市訓令第1号)を準用する。